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掌控用印轨迹避免官司缠身,“章管家”助您锁住企业诚信

时间:2019-04-17 20:27  来源:中信网  作者:中信网张选

  公司印章太多!如何合理使用规避错印?印章复刻太易!如何防范完善管理?印章保管不善!如何防丢防盗避免麻烦……违规用章、印章管理漏洞频出,私刻假章、问题找上门才知道要赔钱。公司印章代表的是整个公司的公信力,即便声明是因为某个人违规使用,但索赔时公司才是主体。小印章、大风险,企业不得不防。

  针对风险隐患,现有管理手段远远不够。要想印章“管得住”,恐怕企业们得紧跟时代,了解一下新型的物联网+智能印章了,比如章管家-印章智慧管理解决方案。在无为或无效的监管之下,印章通常成为不法之徒获取利益的工具。现在,通过下列代表性精选案例,跟着章管家先来了解一下,印章管理混乱会出什么乱子?又会引哪些官司上身呢?

  没盖合同专用章,合同是否有效?

  湖南某建设集团股份有限公司和李某因买卖水泥签订水泥供销合同。但在这份水泥合同中,公司加盖的是技术专用章,而不是公司的合同专用章,后双方就公司不愿向李某支付水泥款一事对峙公堂。

  湖南省常德市中级人民法院对此案裁决认为:首先,加盖技术专用章虽不符合买卖合同的一般原则和规定,但这属于公司自身在管理方面存在的漏洞所致;加之公司既不能证明该合同中所涉印章和公司无关,也不能证明印章是李某私自加盖,故认定加盖印章是公司所为;再者,已有证据表明公司已经实际接收了李某提供的水泥,并已用于工程施工。综上,认定双方买卖合同已成立,公司理应按约定将水泥款支付给李某。

  问:企业对外签订合同所盖公章并非企业备案公章或合同专用章,而是技术专用章、采购专用章、项目部专用章等,是否有效?

  答:除非有证据证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖,否则应当认定企业承认合同效力。如果相对方已按合同履行主要义务而该企业接受的,则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

  对外业务用分公司印章,合同是否有效?

  杭州某集团有限责任公司和江北某钢材公司因交易行为签订买卖合同。集团分公司负责人王某在合同中加盖分公司印章,而后,集团否认分公司公章能代表公司产生法律效益,遂拒绝向钢材公司支付货款。

  浙江省宁波市中级人民法院对此案裁定认为:首先,王某作为分公司负责人,以分公司名义对外签订合同属于职位行为;再者,公司和钢材公司在签订调节协议时,应该看到过该公章,说明公司对王某代表分公司购买钢材的行为是确认的,这也促使钢材公司完全有理由相信王某的身份和权限;还有,钢材公司也已履行合同对集团实现交货义务。综上,集团应按约向钢材公司支付货款。

  问:企业在对外往来业务合同中使用分公司印章,合同是否有效?

  答:分公司虽然没有独立法人地位,但分公司也领取营业执照,能够成为民事诉讼的被告,因此在合同上加盖分公司印章,一般认定为合同有效,由总公司承担相关民事责任。项目部章同理。

  公章被盗,私刻公章是否有效?

  杭州某医院与杭州某医疗器械有限公司在签署买卖合同后,在合同期内,医疗器械有限公司被吊销营业执照,其公章也因保存不善丢失。而后,医院以医疗器械有限公司被吊销营业执照,以及医疗器械公司公章刻制程序不合法为由,抗辩医疗器械公司债权转让不具有可信性,拒绝继续履行合同。

  就此案件,杭州市中级人民法院认定,首先,医疗器械公司在被吊销营业执照的情况下公司尚未清算,也就是说该公司仅丧失经营权,而这并不影响公司独立处分自己的民事权利。在此期间,医疗器械有限公司由于备案公章遗失,在经过公司法定代表人确认的情况下重新刻制了一枚,这亦能代表其公司意志,具有法律效益。综上,法院裁决医院的抗辩理由不予成立。

  问:企业公章被盗、抢或丢失后,以非经法定程序私刻的公章对外签订合同,是否有效?

  答:以非经法定程序私刻的公章对外签订合同或进行担保等其他处分权利的行为,只要经其法定代表人确认,亦能代表其公司意志,同样可以作为企业独立处分权利的意思表示证明。

  没盖章有授权人签字,是否有效?

  浙江某酒店委托喻某作为装修项目承包人,而后喻某以项目部名义向某公司采购大量大理石及其他产品,并签名确认,其后双方在买卖过程中产生民事纠纷。

  兰溪市人民法院认定:首先,在酒店出具的对喻某的授权委托书中证实,喻某确为该项目负责人;其次,在第三人知晓喻某负责整个项目的管理工作后,有理由相信喻某有权代表酒店签订合同;再者,喻某的身份构成表见代理,其代表酒店所签订的合同有效。综上,法院裁定在买卖中存在的纠纷问题应由酒店承担责任。

  问:企业往来业务合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人或其他有授权的代表人签字,是否有效?同样具有法律效力,除非双方约定合同生效需签字并盖章。

  答:合同上虽然没有加盖合法有效的公章,只要具有法定代表人或其他有授权的代表人签字,同样具有法律效力,除非双方约定合同生效需签字并盖章。

  管章者私下签合同,公司是否担责?

  杭州某纸塑股份有限公司公章由张某保管,张某在与A厂、B公司私自签订协议时写下:以纸塑股份有限公司作为抵押担保。事发后,纸塑股份有限公司向法院提起诉讼。

  杭州市中级人民法院认定:各方当事人虽未确定具体抵押的财产,但在合同中,担保人一栏确有加盖纸塑股份有限公司公章,故可以认定公司为该借款的保证人。

  其次,纸塑股份有限公司在借条中的担保形式完备,内容不违反法律、法规有关效力性的强制性法律规定,这也认定实属公司的有效担保。在张某、A厂、B公司对此并未提出异议的情况下,最终判决公司对张某、A厂、B公司的借款承担连带赔偿责任。

  问:企业公章持有者或保管者与他人私下签订的担保合同是否具有法律效力,公司是否需要承担担保责任?

  答:具有法律效力,企业需要承担担保责任。

  其他公章签合同是否有效?

  A公司和B公司之间因存在买卖关系在购销合同中约定,B公司在接到A公司的要货计划传真后,再供货给对方;并且约定,A公司应在B公司发货之前付货款到对方公司账户。后来,因A公司在每次传真中加盖公章形式不一,双方因对账是否属实一事对峙公堂。

  对此,上海市第一中级人民法院裁定:A公司状告B公司伪造公章,但不能例举证据,法院对此不予采纳;再者,通过B公司向法院提供的送货回执单等证据可以证明,每一单送货回执单均由A公司盖章签收,由此能证明A公司确已收到货物。综上,A公司拖欠B公司货款未付,已构成违约。

  问:企业用除备案公章外的其他公章对外签订合同是否有效?

  答:企业公章管理混乱,除了备案公章外,事实上存在使用多枚公章的习惯,企业以这些除备案公章外的其他公章对外签订合同有效。

  想要改变印章管理现状,从用印习惯开始

  古往今来,印章一直作为个人或企业组织的象征而存在。它既受法律庇护,又能代表主体行使法定主权,是企业生产经营活动中进行互通有无的重要工具。就企业而言,一般企业一套章,10个以内,不用时锁在柜子里,但使用时只要离开视线,盖章是否按照决策执行也无法了解。大型集团在全国或全球都有分、子公司,章以百、千记,管理难度加倍。

  无论是设立印章专管员,还是将章集中在总部管理,都避免不了印章风险,时间、人力、快递等成本的浪费还是其次,重要的是对盖章合同的把关不严和印章乱盖的“管不住”。当传统的印章管理方式难以应对现在复杂的企业经营情况,企业是否也该寻找新型的印章管理方式?

  因此,“章管家”作为新时代印章管理的先锋,急企业之所急,针对传统印章管理的风险定制而生。“公章在外防私盖,用章管家”,智能加持、物联网赋能,帮助企业打好“印章保卫战”。章管家由上海建业信息科技股份有限公司(股票代码:838581)2010年期间,公司组建多名建筑专家和软件研发人员成立项目组,历时2年7个月研发,包括智能印章、印章管理平台和手机APP。企业把实体印章装入章管家智能硬件,成为一枚可以被互联网监管的智能印章,并结合印章管理平台进行移动式的申请审批流程操作,目前章管家已获得多项发明专利、实用新型专利,还获得国家公安部安全认证,还在多家一级建筑施工企业中得到实际应用。

  针对传统的印章管理,章管家独有玄武防卫系统,保障了安全、高效的印章使用,主要做到了两件事:不用的时候“智能锁”时刻保护、审批不通过不能使用;用的时候怎么用的,何人何地何时、盖在什么文件上,同步传给领导、留存记录。其实很多企业为了管好印章,已经有严格的申请-审批环节,但这种严格的管控,无法落实到盖章环节,章管家就帮助企业管好盖章这最重要的一步。

  通过“章管家”,对集团公司而言,可实现各地用章总部审批,更可以获得集团所有印章的实时使用情况,及时发现潜在风险。对中小型公司而言,特别是针对印章外带场景,领导可放心让员工将公司印章外带,因为无法乱用。

  一般情况,可以事前审批,员工到场直接盖章。如果是重要合同,可以进行章管家独有的“远程盖章”操作,盖章时员工负责使用APP对合同进行拍照上传,而是否盖章则由相关领导在确认当前合同后决定,过程中智能印章不可移动否则立刻发出报警。

  在法治健全的现代社会,“章管家”通过物联网技术帮助企业维护合法权益,建立更透明、能够贯彻执行的印章管理体系,有效规避印章管理风险。章管家采用智能化的管理方式,让公章有了“看”的能力,为管理者带来新的感知,成为管理视角的延伸,发现深层次洞察,为决策者提供多维度信息。印章虽小,事关重大,当传统的管理、制度手段无法有效监管时,企业需要在“互联网+”时代下运用科技和智慧保障企业权益。

  每一个印记都是一份承诺,印章盖下去的是烙印,拿起来的是责任和担当!

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